Microsoft ได้เดินหน้าผลักดัน AI เข้าไปในเครื่องมือทำงานประจำวันอีกขั้น โดยล่าสุดได้เพิ่มความสามารถใหม่ให้ Microsoft 365 Copilot ใน Outlook สามารถช่วย “เลื่อนนัดหมายที่เวลาชนกัน” ให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาที่ต้องไล่แก้ประชุมซ้อนวันเวลาเองได้ไม่น้อย
ฟีเจอร์นี้ทำงานยังไง?
เมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ในกิจกรรม (Event) บน Outlook หากมีการนัดหมายใหม่ที่เวลาซ้อนกับกิจกรรมเดิม
- Copilot จะตรวจจับความขัดแย้งของเวลา (conflict) ให้โดยอัตโนมัติ
- เลื่อนกิจกรรมที่เปิดสิทธิ์ไว้ไปยังช่วงเวลาใหม่
- เลือกเวลาตาม “ช่วงที่คุณกำหนดว่ายอมรับได้” ล่วงหน้า
- ส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุมแทนคุณ
พูดง่าย ๆ คือ AI จะช่วยเป็นผู้จัดการตารางส่วนตัว ลดขั้นตอนการเปิดปฏิทิน เช็กช่องว่าง แล้วส่งแก้ไขใหม่เอง
ขั้นตอนเปิดใช้งาน Copilot ให้จัดตารางแทน
1. เปิด Outlook (Windows หรือ Web)
2. สร้างกิจกรรมใหม่ หรือเปิดกิจกรรมที่มีอยู่
3. เปิดตัวเลือก “If conflicts arise, let Copilot reschedule this event”
4. กำหนดช่วงวันและเวลาที่สามารถเลื่อนนัดได้ จากนั้นบันทึกกิจกรรม
หลังจากตั้งค่า หากมีกำหนดการที่เวลาชนกันเกิดขึ้น Copilot จะจัดการให้ทันทีตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้
ข้อจำกัดที่ควรรู้
ฟีเจอร์นี้ยังมีเงื่อนไขบางอย่าง เช่น
- ยังไม่รองรับกรณีที่มี delegate หรือผู้ช่วยจัดการปฏิทินแทน
- หากเป็นกิจกรรมแบบชุด (Recurring series) ต้องเปิดใช้งานตั้งแต่ตอนสร้าง
- ยังมีข้อจำกัดกับกิจกรรมบางประเภท เช่น ระยะเวลานานเกินกำหนด
ดังนั้นฟีเจอร์นี้จะเหมาะกับการใช้งานประชุมทั่วไปมากกว่ากิจกรรมที่ซับซ้อน
ใครใช้งานได้บ้าง?
ฟีเจอร์นี้ได้เริ่มทยอยเปิดให้กับผู้ใช้ที่มี Microsoft 365 Copilot (Enterprise license) ผ่าน Outlook for Windows และ Outlook บนเว็บ โดยผู้ใช้งานทั่วไปหรือแผนที่ไม่มี Copilot จะยังไม่สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
การอัปเดตครั้งนี้ได้ทำให้เห็นว่า Copilot ใน Outlook ไม่ได้เป็นแค่ผู้ช่วยเขียนอีเมลอีกต่อไป แต่กำลังกลายเป็นผู้ช่วยจัดตารางประชุมเแบบต็มตัว โดยสำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว การเปิดใช้ Copilot อาจช่วยลดภาระงานเล็ก ๆ ที่สะสมในแต่ละวันได้อย่างเห็นผล
hostatom พร้อมสนับสนุนลูกค้าที่ใช้งาน Microsoft 365 อย่างเต็มรูปแบบ ทั้งการใช้งาน OneDrive และ Word บนคลาวด์ พร้อมบริการ:
- Microsoft 365 โดย hostatom บริการครบวงจรทั้งติดตั้ง ดูแล ย้ายระบบ
- ทีมสนับสนุนภาษาไทย ติดตามและช่วยเหลือตลอดอายุการใช้งาน
ที่มา: Microsoft 365 Insider Blog
