Approval Feature ใหม่ของ Google Docs ทำให้สามารถจัดการอนุมัติเอกสารได้

Approval เป็น Feature ใหม่ที่ทาง Google พัฒนาขึ้น โดย Feature นี้จะถูกนำมาใช้กับ Google Docs, Sheets, และ Slides

Feature นี้จะช่วยให้ผู้ใช้ส่งคำขอเพื่อเข้าไปดำเนินการในเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการเข้าถึง การเพิ่มความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสาร ซึ่งทางผู้รับจะสามารถอนุมัติ หรือปฎิเสธคำขอได้

สำหรับคำร้องขออนุมัติเอกสาร มีเงื่อนไขดังนี้

  • หากมีการแก้ไขเอกสารผู้อนุมัติจะได้รับอีเมลแจ้งกลับมาว่าเอกสารมีการเปลี่ยนแปลง หรืออาจจะทำการตั้งค่าไว้ว่า หากมีการอนุมัติไปแล้วให้ล็อคไฟล์ไว้ ห้ามแก้ไขไฟล์อีก

  • หากมีการขออนุมัติจากหลายคน เอกสารจะได้รับการอนุมัติก็ต่อเมื่อผู้อนุมัติหรือผู้ตรวจสอบทั้งหมดทำการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

  • หากมีการแก้ไขไฟล์ในระหว่างการอนุมัติ ผู้ตรวจสอบจะต้องอนุมัติไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอีกครั้ง ซึ่งจะมีการแจ้งเตือนผ่านทางอีเมลด้วย

  • ในกรณีที่มีผู้อนุมัติหรือผู้ตรวจสอบเอกสารหลายคน หากมีคนใคคนหนึ่งปฏิเสธการอนุมัติ เอกสารจะถูกปฎิเสธทันที

ที่ทาง Google พัฒนา Feature นี้ นั่นก็เพราะว่าจะสามารถช่วยตรวจสอบเอกสารที่สำคัญ เอกสารทางกฎหมาย หรือเอกสารที่จะต้องมีการอนุมัติอย่างเป็นทางการ

เบื้องต้น Feature นี้จะถูกตั้งค่า Default เปิดใช้งานไว้ แต่ต้องการจะปิดแอดมินสามารถเข้าไปปิดได้ ซึ่งในตอนนี้ทาง Google กำลังทยอยเปิดให้ใช้งานแล้ว

Feature นี้จะมีให้ใช้เฉพาะผู้ที่ใช้บริการ Google Workspace เท่านั้น สำหรับผู้ที่ใช้งานฟรีหรือใช้บัญชีส่วนตัวจะไม่สามารถใช้ได้

ที่มา Workspace Update